De l’élaboration de votre solution à l’exécution de notre promesse

Le contexte actuel, amenant à la création de nouvelle structure comme les Groupements Hospitaliers de Territoire (GHT), entraîne de nombreux défis à relever. Que ce soit en termes d’optimisation et de standardisation des processus analytiques multisites, à l’intégration de nouveaux laboratoires en toute simplicité jusqu’à l’atteinte des performances de productivité et de qualité au sein de tous les établissements d’un GHT.

L’automatisation est aujourd’hui souvent perçue comme la réponse à toutes les problématiques d’un laboratoire. Mais nous devons d’abord être en mesure de contrôler et de comprendre le processus du laboratoire, pour voir à quel endroit les solutions d’automatisation peuvent aider dans l’amélioration de ce processus. Il ne suffit donc plus d’automatiser un laboratoire pour en améliorer l’efficacité. L’automatisation devient alors puissante si elle est combinée à un processus déjà efficient et imaginé dans une
logique d’amélioration continue des solutions techniques mais également organisationnelles.
Il s’agit d’utiliser les outils du Lean afin de gérer la production au plus juste, en retirant du processus toutes les tâches qui n’apportent pas de valeur ajoutée, et donc de réduire les coûts en gagnant en efficacité. Il est également question d’être à l’écoute de tous les protagonistes du laboratoire, avec un principe de co-construction des processus. Un accompagnement est mis en place pour concevoir la nouvelle organisation du plateau technique via une méthode en plusieurs étapes : la phase de découverte, la phase de conception et de mise en routine de la solution, et la phase de suivi post-accompagnement et de vérification des performances.

L’écoute des besoins du laboratoire : phase de découverte

Il n’existe pas une solution unique et nous proposons à chaque laboratoire d’identifier la solution qui sera adaptée au plus près de leurs spécificités et contraintes en analysant les besoins et objectifs actuels et futurs. Nous commençons par réaliser un état des lieux des performances et des processus du laboratoire à l’aide d’audits organisationnels.
Ces audits prennent la forme d’une analyse des données du système d’information, de questionnaires précis à destination des différents personnels du laboratoire et d’une collecte des flux d’analyse aux pics d’activité afin de définir les perspectives de croissance du laboratoire, et ainsi de dimensionner au plus juste la future solution. Ont également lieu des journées d’observation de l’activité du laboratoire depuis la réception des premiers échantillons jusqu’à la clôture des dernières séries d’analyses. Deux outils puissants inspirés du Lean permettent alors de mesurer objectivement la performance du laboratoire et de cartographier les processus de travail :
Le premier est le suivi de tubes, permettant d’observer le trajet de chaque tube sur l’ensemble de son parcours : nombre de manipulations, par combien d’opérateurs, distance parcourue, et TAT effectif. Nous utilisons la technique du « Value Stream Mapping » (ou cartographie des chaînes de valeur), qui aide à cartographier les processus en identifiant les différentes tâches avec et sans valeurs ajoutées, ainsi que les temps d’attentes et de déplacements pendant la durée de vie du tube dans le laboratoire.
L’analyse de ces résultats et leur prise en compte dans la nouvelle organisation permettra une réelle libération de temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Le second outil est le « diagramme spaghetti » de suivi des opérateurs qui permet d’identifier toutes les tâches de chaque poste de travail et les pertes de temps en déplacements inutiles, de quantifier l’importance des étapes pré-analytiques et de mesurer l’impact du traitement des urgences au coeur de la routine quotidienne. Ces données sont essentielles pour concevoir un nouvel environnement de travail plus performant et agréable pour les utilisateurs.

Exemple de suivi de tubes avec cartographie des chaînes de valeur (Value Stream Mapping) ©Beckman Coulter

Exemple de «diagramme spaghetti» de suivi opérateur ©Beckman Coulter

La bonne solution pour répondre à vos besoins : Phase de conception collaborative de la solution

Une fois l’évaluation des performances et la cartographie des processus actuels réalisées, une phase d’écoute est privilégiée pour une meilleure conception des futurs espaces de travail. Les ateliers 3P (Production Préparation Process) constituent une méthode particulièrement efficace : sur un mode ludique, les équipes du laboratoire et les conseillers en organisation Beckman Coulter, se mettent autour de la table pour travailler sur les plans du plateau. Les gabarits d’éléments d’automation, d’instruments, les paillasses et accessoires y sont placés en fonction des flux, des caractéristiques et des contraintes. L’implantation est ainsi personnalisée au plus juste, et les organisations visualisées avec les nouveaux flux modélisés. La discussion autour d’une modélisation 3D et d’une immersion numérique dans le futur espace de travail permet ensuite un échange constructif et une appropriation naturelle des solutions. Il en résulte des équipes qui ont été impliquées dès le début dans la construction de la solution technique et organisationnelle, se sentant ainsi engagées durablement dans les objectifs du laboratoire.

©Beckman Coulter

De l’élaboration à l’exécution de la promesse : l’accompagnement post-installation

L’accompagnement se poursuit également en post-installation avec la méthode collaborative 5S, simple et ludique, qui assure la pérennité des organisations, associée à un suivi de vérification des performances. La méthode 5S, méthode d’organisation des postes de travail elle aussi issue de la démarche Lean, permet de changer les pratiques afin de garder un laboratoire rangé, optimisé, efficace, et de détecter toute difficulté pour y apporter une solution. En ce qui concerne la vérification des performances, nous réalisons des études organisationnelles post-installation afin de vérifier les promesses à l’utilisation. Une mesure de l’efficacité en temps réel est possible au travers des outils de pilotage des solutions d’informatique clinique comme le Dashboard du Remisol Advance. L’ensemble de ce processus d’accompagnement par Beckman Coulter permet donc d’aller plus loin que l’installation d’une solution d’automatisation : en repensant l’organisation de votre laboratoire avec la création d’un nouvel environnement de travail pour les utilisateurs, une libération de temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée, des équipes impliquées dans la construction de la solution technique et organisationnelle, et des meilleures performances de laboratoires. Cette nouvelle organisation se réalise à travers un partenariat de performance entre Beckman Coulter et chaque laboratoire, avec pour objectif final de toujours viser un meilleur service rendu aux patients.